Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, wzrastają potrzeby w zakresie druku i obiegu dokumentów. W bardzo małych firmach wystarczają małe drukarki do zastosowań domowych. Natomiast w biurach, w których pracuje co najmniej kilka osób, absolutną podstawą jest profesjonalne urządzenie wielofunkcyjne. W niniejszym artykule przedstawiamy jakie korzyści niesie za sobą przejście z prostej drukarki na profesjonalną kserokopiarkę.
Kserokopiarki
Mimo, że historia kserokopiarki jest dosyć długa, bo pierwsze urządzenia tego typu działały jeszcze w pierwszej połowie ubiegłego wieku, to jednak wciąż kopiarki Canon (oraz innych firm) cieszą się dużą popularnością. Dzieje się tak, gdyż kserokopiarka to mało awaryjne urządzenie, które znakomicie spełnia swoje zadanie. Oczywiście nie zmienia to faktu, że współczesne kserokopiarki nieco różnią się od pierwszych egzemplarzy sprzed kilkudziesięciu lat. Dzisiejsza kserokopiarka Canon to wielofunkcyjne urządzenie podłączone do sieci internetowej oraz zintegrowane z aplikacją na smartfonie i systemem zarządzania dokumentami, który jest wykorzystywany w organizacji. Jednak mimo wyraźnego wzrostu technologicznego sama zasada działania kserokopiarki pozostaje tak naprawdę bez większych zmian. Komputer lub wybrane oprogramowanie wysyła do kserokopiarki instrukcję elektryzowania. Następnie przy wykorzystaniu bębna następuje naświetlanie, elektryzowanie oraz rozpuszczanie tonera na kartce papieru (przy wykorzystaniu wysokiej temperatury). W efekcie z urządzenia wychodzi ciepła kartka papieru z gotowym drukiem.
Korzyści wynikające z przejścia na profesjonalną kserokopiarkę
W przypadku druku dużej ilości dokumentów najbardziej widoczną korzyścią jest szybszy czas druku oraz niższy koszt eksploatacji. Ponadto, współczesne kserokopiarki oferują szereg nowoczesnych funkcji, które usprawniają obieg dokumentów w organizacji. Podstawowe funkcjonalności poza drukiem to oczywiście możliwość skanowania oraz wysyłania dokumentów faksem lub mailem. Ponadto wiele modeli oferuje takie możliwości jak: dupleks, zszywanie dokumentów, integracja ze skrzynką mailową oraz dyskiem w chmurze. Ponadto, bardzo często urządzenie jest zintegrowane z systemem ERP lub systemem EDI, tym samym organizacja jest w stanie wdrożyć wiele rozwiązań automatyzujących proces druku i kopiowania.