Zarządzanie zespołem nie jest zadaniem łatwym. Tym bardziej w obecnej sytuacji, kiedy wielu pracowników wykonuje swoje zadania w trybie zdalnym. Dla wielu menedżerów oznacza to konieczność funkcjonowania w środowisku, z którym do tej pory nie mieli do czynienia.
W jaki sposób efektywnie zarządzać pracą zespołu pracującego zdalnie? Jakie narzędzia potrzebne są w takiej sytuacji?
Podstawowe narzędzia do pracy zdalnej
Co jest potrzebne aby wykonywać obowiązki służbowe poza biurem? Oto kilka najważniejszych przykładów:
- laptop lub inny sprzęt umożliwiający pracę z dowolnego miejsca,
- dostęp do internetu,
- komunikator umożliwiający połączenia telekonferencyjne.
Tak wyposażony pracownik jest przygotowany do pracy zdalnej. Jednak trudno stwierdzić, że narzędzia te pozwolą menedżerom sprawnie zarządzać zespołem.
Oprogramowanie dedykowane pracy zdalnej
Tak jak wspomniano powyżej, te podstawowe narzędzia umożliwiają pracę na odległość. Ale czy zapewniają efektywność i możliwość realizacji celów? Czy odpowiedni sprzęt, dostęp do internetu i komunikator wystarczą?
Oczywiście, że nie. Aby sprawnie pracować z zespołem potrzebne jest odpowiednie oprogramowanie dedykowane zarządzaniu pracownikami na odległość. Do najważniejszych narzędzi tego typu można zaliczyć system typu workflow i nowoczesny CRM. Choć warto podkreślić, że wiele zależy od specyfiki prowadzonej działalności. Innych narzędzi będzie używać firma programistyczna a innych firma handlowa.
Oprogramowanie dedykowane zarządzaniu przepływem pracy
Systemy typu workflow, czyli oprogramowanie dedykowane zarządzaniu przepływem pracy pozwala między innymi na:
- delegowanie zadań,
- monitorowanie statusu ich wykonania,
- raportowanie wyników.
Systemy te doskonale sprawdzają się w pracy zespołowej. Umożliwiają sprawną komunikację pomiędzy członkami zespołu i równie sprawne przekazywanie zadań.
Nowoczesne systemy typu workflow pozwalają łatwo zidentyfikować wąskie gardła oraz umożliwiają automatyzację niektórych zadań. Dzięki temu są jeszcze bardziej przydatne dla menedżerów.
System CRM – oprogramowanie dedykowane zarządzaniu relacjami z klientami
Dla handlowców korzystanie z systemu CRM jest codziennością. Jednak system wspierający pracę na odległość powinien być przygotowany w taki sposób, aby możliwe było korzystanie z niego w dowolnym czasie, w dowolnym miejscu i na dowolnym urządzeniu. Dodatkowymi zaletami nowoczesnego oprogramowania dedykowanego zarządzaniu relacjami z klientami jest możliwość ustalania KPI i ich monitorowanie. Dzięki temu menedżerowie jak i ich pracownicy zyskują możliwość kontrolowania aktywności i efektów podejmowanych działań. Nowoczesne systemy CRM pozwalają na niezwłoczne przygotowywanie bardzo skomplikowanych raportów. Dzięki temu zarządzający mają kompletną wiedzę o realizacji planów.
Podsumowanie
Nowoczesne oprogramowanie ułatwia zarządzanie zespołami rozproszonymi. Niezależnie czy firma korzysta z oprogramowania dedykowanego czy z systemów “pudełkowych”, menedżerowie mają możliwość sprawnego delegowania zadań i monitorowania efektów prac. Są to narzędzia bez których trudno wyobrazić sobie pracę zdalną. Należy się zatem spodziewać, że ich popularność będzie rosła.